Betriebskostenabrechnung erstellen

Die Betriebskostenabrechnung oder auch Nebenkostenabrechnung genannt, fällt einmal jährlich an und stellt einen hohen Zeitaufwand dar. Insbesondere private Eigentümer erstellen diese neben Beruf und Familie sehr ungern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie welche Kosten in die Betriebsabrechnung fallen und was dabei zu beachten ist.

Definition von Betriebskosten

Vor ab ist es wichtig zu verstehen, was genau Betriebskosten sind und welche Kosten schließlich in die Betriebskostenabrechnung fallen. Grundsätzlich sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Eichrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Die BetrKV vom 25.11.2013 (letztmalig geändert am 03.05.2012) legt gesetzlich fest, welche Kostenpositionen als Betriebskosten anzusehen sind. Der Vermieter darf nur die Kosten auf Basis einer vertraglichen Vereinbarung auf seinen Mieter umlegen.

Kosten die in die Betriebskostenabrechnung fallen

Das wichtigste Kriterium für die Betriebskosten ist, dass es sich um regelmäßige wiederkehrende Leistungen handelt. Verwaltungskosten, Instandsetzungen und Instandhaltungen sind laut der Betriebskostenverordnung keine Betriebskosten. Somit dürfen diese Art Kosten auch nicht in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Insgesamt nennt die Betriebskostenverordnung 17 Kostenpositionen und Lasten, die unter die Betriebskosten fallen. Dazu gehören beispielsweise laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, Kosten der Wasserversorgung, Heizkosten, Kosten der Entwässerung, sowie Aufzugskosten, Kosten für die Müllabfuhr und für die Gartenpflege. Grundsätzlich gilt, dass die Betriebskosten vom Eigentümer zu tragen sind. Allerdings werden die umlegbaren Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart und sind somit vom Mieter zu tragen.

Abrechnungszeitraum der Betriebskosten

Es gilt grundsätzlich, dass der Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode abgerechnet haben muss. Üblicherweise wir der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr gleichgesetzt. Das bedeutet zum Beispiel, dass für das Abrechnungsjahr 2013 der Vermieter die Abrechnung bis spätestens zum 31.12.2014 erstellt und zugestellt haben muss. Das Datum des Zugangs ist dabei entscheidend. Dabei ist immer zu berücksichtigen, dass der Mieter die Abrechnung nicht ungeprüft und ohne Widersprüche akzeptieren. Deshalb ist es ratsam Zeiträume einzuplanen, in denen man auf Widersprüche und Einsprüche reagieren kann, ohne berechtigte Nachzahlungen zu verwirken. Sollte der Abrechnungszeitraum allerdings überschritten sein, so können keine Nachforderungen mehr eingefordert werden.

Was bei einem Mieterwechsel geschieht

Der Abrechnungszeitraum wird durch den Mieterwechsel nicht verändert. Es wird der Zeitraum für den Vormieter und der Zeitraum für den Nachmieter angesetzt. Soweit keine Leerstände entstehen, muss der Zeitraum wieder 12 Monate umfassen. Sollten Leerstände entstehen, gehen diese zu Lasten des Vermieters. Gebühren, die durch eine Zwischenablesung entstehen, z.B. von Versorgungsunternehmen, stellen laut BGH-Urteil Verwaltungskosten dar und sind daher nicht umlagefähig. In der Praxis bedeutet das, dass eine Zwischenabrechnung beim Mieterwechsel erfolgt. Sollte ein Eigentümer einen Hausverwalter haben, wird es dies im Abnahme- und Übergabeprotokoll entsprechend vermerken.

Aufstellung der Kosten in der Betriebskostenabrechnung

In der Abrechnung müssen die Gesamtkosten jeder Betriebskostenart aufgeführt werden. Der Mieter muss erkennen können, wie sich der schlussendliche Betrag zusammensetzt. Das heißt, dass jede Betriebskostenart im Einzelfall auch den Gesamtkostenbetrag enthält. Konkret bedeutet das zum Beispiel bei einer Hausreinigung der Gesamtbetrag aufgeführt wird. Entsprechend dem Verteilerschlüssel wird in einer zweiten Spalte der fällige Anteilsbetrag des Mieters aufgeführt. Soweit individuelle Zähler vorhanden sind, ist der Gesamtkostenbetrag überflüssig. In diesem Fall reicht der entsprechende Zählerverbrauch. Die Aufstellung der einzelnen Kosten muss übersichtlich sein. Daher empfiehlt es sich bei größeren Wohnanlagen „häuserweise“ abzurechnen.

Checkliste zur Überprüfung

Da die Erstellung der Betriebskostenabrechnung übersichtlich, detailliert und für den Mieter verständlich sein muss, empfiehlt es sich die Betriebskostenabrechnung anhand einer Checkliste zu überprüfen. Beispielsweise sollte anhand der Punkte geprüft werden, ob die Abrechnung übersichtlich und vollständig ist, ob der korrekte Abrechnungszeitraum datiert wurde, ob die Kostenbelege datiert wurden und ob die Gesamtkosten auf alle erforderlichen Kostenpositionen aufgeteilt wurden. Außerdem sollte überprüft werden, ob der Kostenanteil des Mieters eindeutig erkennbar ist, seine Daten übereinstimmen und Vorauszahlungen aufgeführt wurden. Wichtig ist auch, ob der Abrechnung weder Instandhaltungs- noch Verwaltungskosten enthält. Dies sind nur ein paar Beispiele der Punkte, die immer nach der Erstellung überprüft werden sollten.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Betriebskostenabrechnung

Falls Ihnen als Eigentümer die Zeit und auch die Expertise fehlt, eine jährliche Betriebskostenabrechnung zu erstellen, dann greifen Sie gerne auf uns zurück. Wir unterstützen Sie bei der Abrechnung, in dem wir diese komplett für Sie übernehmen und übersichtlich erstellen. Dadurch können Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven sparen. Schauen Sie sich dafür gerne unsere Dienstleistungen an und kontaktieren Sie uns. Bei Bedarf können Sie auch direkt ein Erstgespräch vereinbaren.  Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns auch gerne über Social Media.