Der verallgemeinerte Begriff Hausverwaltung beinhaltet mehrere Dinge. Unter dem Sammelbegriff zur Verwaltung von Wohneigentum finden sich zusätzlich Unterkategorien. So existiert weiter die WEG-Verwaltung, Miet-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung.
Der WEG-Verwalter kümmert sich vor allem um das Gemeinschaftseigentum der Eigentümergemeinschaft. Der Miet-Verwalter hingegen verwaltet ein gesamtes Gebäude inkl. der Mietverhältnisse zu den Mietern. Kleinteiliger ist die Sondereigentumsverwaltung, bei der lediglich eine oder mehrere Wohnungen einer größeren Liegenschaft verwaltet werden. Das Gemeinschaftseigentum wird in diesem Fall wieder vom WEG-Verwalter verwaltet. Wie die Unterschiede in den Verwaltungsarten im Einzelnen aussehen, erfahren Sie in diesem Artikel.
1. Diese Aufgaben hat der WEG-Verwalter
Der WEG-Verwalter verwaltet das Gemeinschaftseigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft. Gemeinschaftseigentum ist der Anteil einer Immobilie, die keinem einzelnen Eigentümer gehört, sondern anteilig jedem Eigentümer der Eigentümergemeinschaft.
Die Aufgaben des WEG-Verwalters sind unter anderem gesetzlich geregelt, können aber durch die Teilungserklärung oder den Verwaltervertrag erweitert werden. Typisch und teilweise zwingend sind die nachfolgenden Aufgaben.
Kaufmännische Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
Bei der kaufmännischen Verwaltung geht es insbesondere um die Einrichtung und Verwaltung von Bankkonten der Wohnungseigentümergemeinschaft, der Überwachung der anvisierten Zahlungen der Wohnungseigentümer sowie dem Forderungsmanagement und Management der eingehenden und ausgehenden Rechnungen und außerdem der Buchhaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Ferner muss die Jahresabrechnung (standardmäßig drei Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) erstellt werden, es erfolgt eine Einschätzung der notwendigen Instandhaltungsrücklage sowie deren Führung und es muss ein jährlicher Wirtschaftsplan für das nächste Jahr bestimmt werden, um das Hausgeld zu berechnen. Zusätzlich ist der WEG-Verwalter verantwortlich dafür, dass ein regelmäßiger Vertragscheck der bestehenden Verträge zu Dienstleistern erfolgt.
Technische Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
Durch den WEG-Verwalter haben regelmäßige Begehungen des Gemeinschaftseigentums zur Beurteilung des baulichen und/oder technischen Zustands (etwa Fassade, Bedachung, Treppenhäuser, Flure, Kellergänge, Waschküche und Trockenräume, etwaige Gemeinschaftsräume, Heizung und Heizungsraum, SAT-Anlage, ggf. Aufzug, Zuwege zum Objekt, Gartenanlagen, Stellplätze für Mülltonnen usw.) zu erfolgen. Anschließend müssen die Feststellungen und die notwendigen Reparaturen den Wohnungseigentümern mitgeteilt werden. Nachdem Handwerker für die jeweiligen Aufgaben beauftragt werden und müssen die Arbeiten überwacht werden. Neben den notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen müssen auch die Verkehrssicherungspflichten (etwa Vergabe des Winterdienstes) beachtet werden.
Organisation und rechtliche Unterstützung des Gemeinschaftseigentums
Die organisatorisch größte Aufgabe des WEG-Verwalters ist die Abwicklung der Wohnungseigentümerversammlungen sowie die Erstellung der Beschlussvorlagen. Über die diversen Beschlüsse führt die Hausverwaltung dann eine Beschlusssammlung. Auch hier ist nochmals der wichtige regelmäßige Vertragscheck zu nennen. Sollten die Eigentümer Fragen rund um das WEG-Gesetz haben, steht die WEG-Verwaltung beratend zur Seite. Und falls es mal einen größeren oder schwierigeren, internen oder externen Konflikt gibt, beauftragt die Verwaltung einen Rechtsanwalt im Namen der Gemeinschaft und arbeitet mit diesem zusammen.
Zusammenfassung der Aufgaben der WEG-Verwaltung
Generell ist die WEG-Verwaltung für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums verantwortlich. Dabei geht es um die kaufmännische Betreuung sowie um die technisch einwandfreie Verwaltung. Außerdem ist der WEG-Verwalter Organisator des rechtlichen Rahmen. Er führt also die Eigentümerversammlungen durch, führt die Beschlusssammlung und hilft im Zweifel mit Hilfe von Rechtsbeistand bei internen oder externen Streitigkeiten.
2. Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung
Der Sondereigentums-Verwalter ist mit der Verwaltung von Sondereigentum beschäftigt. Das bedeutet er kümmert sich nicht um die Verwaltung der gesamten Wohnanlage, sondern lediglich um einzelne Wohneinheiten. Dabei erstreckt sich sein Aufgabengebiet auf die Verwaltung von Mietverhältnissen sowie die Instandhaltung der einzelnen Wohnung. Er übernimmt die Aufgaben des Eigentümers eines Sondereigentums in einer Eigentümergemeinschaft.
Anders als bei der WEG-Verwaltung ergibt sich das Aufgabengebiet der SE-Verwaltung aus einem Verwaltervertrag und nicht aus einem Gesetz.
Kaufmännische Verwaltung des Sondereigentums
Eines der wichtigsten Themen der SE-Verwaltung ist die Verwaltung des Mietverhältnisses mit dem jeweiligen Mieter. Während man überprüft, ob der Mieter seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommt und man die Miete auch regelmäßig anpasst, prüft die Sondereigentumsverwaltung auch, dass der Eigentümer seinen finanziellen Verpflichtungen nachkommt. Dabei sind insbesondere die Dienstleistungsverträge mit Dritten zu nennen sowie das Hausgeld an den WEG-Verwalter. Es gilt allerdings auch zu prüfen, dass keine ungerechtfertigten Zahlungen erfolgen. Der Sondereigetumsverwalter führt ein separates Konto für jedes Sondereigentum. Während die WEG-Konten allerdings nur auf den Namen der WEG lauten dürfen, ist es bei Sondereigentum auch gestattet, dass es sich um Treuhandkonten auf den Namen des Verwalters handelt.
Der größte Verwaltungsaufwand ist allerdings regelmäßig das Mietverhältnis. Bei einem laufenden Mietverhältnis sind Mietanpassungen vorzunehmen und Mängelanzeigen des Mieters nachzugehen. Wechselt der Mieter, so muss die Kündigung bearbeitet werden, die Wohnungsübergabe abgewickelt werden und mögliche Mängel beseitigt werden, bevor der neue Mieter einzieht. Die Neuvermietung wird häufig als Zusatzdienstleistung angeboten, da sie sehr zeitaufwendig ist.
Feststellen und Beseitigen von Mängeln
Da die Sondereigentumsverwaltung lediglich eine Wohneinheit verwaltet, ist die technische Betreuung weniger Zeitaufwendig als bei der WEG-Verwaltung oder der gleich folgenden Mietverwaltung. Hier kommt es vor allem darauf an Mängel zu beseitigen, die im Rahmen eines Mieterwechsels aufkommen oder durch den Mieter selbst aufgezeigt werden. Dann müssen Handwerker beauftragt werden und die Arbeit dieser durch den Sondereigentumsverwalter abgenommen werden.
Rechtliche Verwaltung
Da die Sondereigentumsverwaltung und ihre Aufgaben nicht in einem Gesetz geregelt ist, kommt es hier ganz darauf an, was mit dem SE-Verwalter im Verwaltervertrag vereinbart wurde.
Zusammenfassung der Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung
Anders als die WEG-Verwaltung verwaltet die Sondereigentumsverwaltung kein Gemeinschaftseigentum, sondern lediglich eine Wohneinheit einer Wohnanlage. Auftraggeber ist also auch nicht die Eigentümergemeinschaft, sondern der Eigentümer dieser speziellen Wohneinheit. Die Aufgaben der SE-Verwaltung sind dabei insbesondere die Verwaltung des Mietverhältnisses und die Beseitigung von aufkommenden Mängeln im Sondereigentum.
3. Was macht eine Mietverwaltung?
Seinen Namen hat der Miet-Verwalter, weil er nicht das Untereinander verschiedener Eigentümer einer Wohnanlage regelt, sondern das gesamte Objekt verwaltet. Dabei kümmert er sich wie der Miet-Verwalter um die Wohnanlage an sich und hält sie instand. Daneben verwaltet er allerdings auch die Mietverhältnisse und wickelt diese ab. Die Mietverwaltung ist also quasi eine Kombination aus WEG-Verwalter und SE-Verwaltung. Bei Mietverwaltungen gibt es allerdings nur einen Eigentümer, dem die gesamte Wohnanlage inkl. aller Wohneinheiten gehört. Der Eigentümer kann dabei eine Privatperson oder ein Unternehmen sein.
Anders als bei der WEG-Verwaltung gibt es bei der Mietverwaltung kein Gesetz, das die Aufgaben regelt. Grundlage für den Aufgabenbereich ist stattdessen der Verwaltervertrag. Nachfolgend erhalten Sie einen Auszug typischer Aufgaben einer Mietverwaltung:
Die kaufmännische Verwaltung von Mietshäusern
Wie der Name schon sagt gehört zur größten kaufmännischen Aufgabe des Mietverwalters die Verwaltung und Überprüfung der Mieteingänge. Im Zweifel müssen diese auch angemahnt oder an ein Inkasso-Unternehmen abgegeben werden. Gleichzeitig muss die Mietverwaltung auch schauen, dass der Eigentümer allen seinen eigenen Verpflichtungen nachkommt und nur solchen nachgegangen wird, die auch berechtigt sind. Über ein entsprechendes Girokonto wird eine Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben geführt. Anders als der WEG-Verwalter, der sich nur um das Gemeinschaftseigentum kümmert, muss der Mietverwalter auch die jährliche Betriebskostenabrechnung für die Mieter rechtzeitig erstellen. Die Betriebskostenabrechnung ist spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums fällig. Eine Gemeinsamkeit zur WEG-Verwaltung ist allerdings der regelmäßige Vertragscheck. Dieser soll gewährleisten, dass nur Verträge mit Dienstleistern bestehen, die auch benötigt werden und möglichst günstig sind. Die Korrespondenz mit den Vertragspartnern übernimmt ebenfalls die Mietverwaltung. Die Neuvermietung von Wohnungen wird oft als kostenpflichtige Zusatzleistung angeboten.
Die technische und bauliche Verwaltung durch die Mietverwaltung
Bei Mieterwechsel ist die Mietverwaltung dafür verantwortlich, dass die Wohnungsübergabe protokolliert und mögliche Schäden aufgenommen werden. Zusätzlich wird regelmäßig analog zur WEG-Verwaltung eine Objektbegehung durchgeführt, um mögliche Mängel an der Bausubstanz offenzulegen. Daneben nimmt ist die Verwaltung auch Ansprechpartner bei Mängelanzeigen von Mietern. Sollten Mängel auf irgendeine Weise bekannt werden, so hat die Mietverwaltung außerdem dafür zu sorgen, dass die Mängel beseitigt werden. Dafür beauftragt sie entsprechende Handwerker und nimmt die Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten ab. Gleichzeitig müssen aber auch hier die Verkehrssicherungspflichten gewahrt werden.
Rechtliche Mietverwaltung
An dieser Stelle kann man keine pauschalisierten Aussagen über die rechtliche Betreuung treffen. Es kommt ganz darauf an, welche rechtliche Vertretung in welchem Ausmaß im Verwaltervertrag vom Eigentümer auf den Verwalter übertragen wurde.
Zusammenfassung der Aufgaben einer Mietverwaltung
Um die Aufgaben einer Mietverwaltung jetzt nochmal zusammenzufassen, lässt sich sagen, dass die Mietverwaltung anders als die WEG-Verwaltung neben dem Gemeinschaftseigentum auch die Mietverhältnisse im Objekt verwaltet. Genauer gesagt gibt es keine Unterscheidung zwischen Sonder- und Gemeinschaftseigentum, da es nur einen Eigentümer gibt. Für einen einzelnen Eigentümer ist die Mietverwaltung die ganzheitliche Betreuung seiner Immobilie. Die Aufgaben sind allerdings abweichend zur WEG-Verwaltung nicht gesetzlich, sondern gehen aus dem Verwaltervertrag hervor.
Schauen Sie für weitere Informationen auch auf der Website des IVD nach. Der IVD ist einer der größten deutschen Berufsverbände der Immobilienbranche. Wir sind hier ebenfalls Mitglied und entsprechend durch den Verband geprüft.
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