Bei der Mietverwaltung sorgt die Hausverwaltung für ein kaufmännisch, technisch und rechtlich einwandfrei betreutes Objekt. Der Ursprung der Aufgaben und die Ausgestaltungsmöglichkeiten weichen allerdings stark von der WEG-Verwaltung ab. Welche Aufgaben der Verwalter bei einer Mietverwaltung standardmäßig übernimmt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Verwalteraufgaben in der Mietverwaltung laut Vertrag
Bei der WEG-Verwaltung beschreibt das WEG-Gesetz die mindestens notwendigen Aufgaben der Hausverwaltung. Bei der Mietverwaltung ist das anders. Hier ist der Aufgabenbereich der Hausverwaltung verhandelbar und ergibt sich aus dem Verwaltervertrag. Neben den grundsätzlichen Regeln aus dem BGB gilt hier die Vertragsfreiheit.
Die Aufgaben bei der Mietverwaltung
Bei der Mietverwaltung muss die Hausverwaltung dafür sorgen, dass das verwaltete Objekt kaufmännisch, technisch und rechtlich einwandfrei betreut wird. Genauer gesagt muss man sich als Verwalter eines Miethauses also um die Mietverhältnisse kümmern, Rechnungen prüfen und bezahlen sowie die Immobilie instand halten. Rechtlich gibt es größere Variationen der Aufgaben. Generell handelt es sich hierbei häufig darum den Eigentümer gegenüber Mietern und Anwälten zu vertreten.
Die Aufgaben bei Objektübernahme
Bei der Objektübernahme muss der Hausverwalter zunächst die Stammdaten des Objekts und die bestehenden Mietverhältnisse in seiner Software hinterlegen. Zusätzlich sind die Konten des Mietshauses zu prüfen.
Anlage bzw. Übernahme der Verwalterkonten
Gibt es hier bereits ein Konto, so kann dem Verwalter hier eine Verfügungsberechtigung eingeräumt werden. Wird ein neues Konto benötigt, so muss dieses vom Verwalter oder dem Eigentümer angelegt werden. Auch, wenn es bei der Mietverwaltung anders als bei der WEG keine Vorschrift ist, so sollten die Konten auf den Namen des Eigentümers laufen. Dabei handelt es sich um ein sogenanntes offene Fremdkonto. So gehören die Konten im Zweifelsfall nicht zur Insolvenzmasse des Verwalters.
Übernahme und Prüfung der Mietverträge
Danach sollte der Hausverwalter die bestehenden Mietverträge prüfen. Eine professionelle Mietverwaltung kann sich allein hierdurch schon rechnen. Neben der Prüfung, ob alles Vertragsbestandteile noch zeitgemäß und damit rechtens sind, wird nämlich auch die Höhe der Miete geprüft. Wurde diese längere Zeit nicht überprüft, kann sie bei Übernahme durch den neuen Hausverwalter auf die ortsübliche Miete angepasst werden. Diese Anhebung ist häufig schon höher als die monatliche Verwaltergebühr.
Technische Kontrolle
Bei Übernahme durch den neuen Hausverwalter sollte relativ schnell eine Objektbegehung durch ihn durchgeführt werden. So kann die neue Hausverwaltung den technischen Zustand des Verwaltungsobjekts festhalten und notwendige Maßnahmen identifizieren. Es ist dabei zu empfehlen, dass bei Objektbegehungen mit Checklisten gearbeitet wird. Für die Eigentümer hat dies den Vorteil, dass keine wichtigen Dinge vergessen werden. Für den Hausverwalter dient die Checkliste als Tätigkeitsnachweis und Dokumentation. Die Objektbegehung können und sollten wie bei der WEG-Verwaltung auch begleitet durch den Hausmeister, einen Anwohner oder den Eigentümer durchgeführt werden.
Kaufmännische Betreuung
Die kaufmännische Betreuung eines Mietshauses hat mehrere Aspekte. Zunächst ist hier die Kontrolle der Miet- und Nebenkostenzahlen zu nennen. In diesen Bereich fällt auch die jährliche Nebenkostenabrechnung gegenüber den Mietern. Sollten Mietzahlungen ausbleiben übernimmt der Verwalter außerdem das außergerichtliche Mahnverfahren und die anschließende Beauftragung von Rechtsanwälten.
Neben der laufenden Betreuung der Mieter ist auch die Mietersuche und der Mieterwechsel eine Aufgabe des Hausverwalters. Über die Neuvermietung werden dabei regelmäßig gesonderte Vereinbarungen getroffen, da sie einen besonders großen und schwer kalkulierbaren Aufwand darstellen. Auch wir bieten die Neuvermietung als separate Dienstleistung an. Hierzu gehört die Mietersuche, Bonitätsprüfung, Mietvertragserstellung sowie -abschluss und die Wohnungsübernahme vom alten und -übergabe an den neuen Mieter.
Neben den Einnahmenseite, gehört auch die Ausgabenseite zum Aufgabenbereich des Hausverwalters. So müssen eingehende Rechnungen geprüft und bezahlt werden. Im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung müssen die Rechnung außerdem beleghaft dokumentiert und zeitlich korrekt abgegrenzt werden. Während bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft üblicherweise jährlich die Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan abgenommen werden, kann dies bei der Mietverwaltung abweichen. Hier sind auch häufigere Zwischenabrechnungen gegenüber dem Eigentümer denkbar.
Technische Betreuung
Neben der Objektbegehung zu Beginn der Verwaltertätigkeit, sollte die Hausverwaltung regelmäßig solche Objektbegehungen durchführen, um den laufenden einwandfreien Zustand der Immobilie zu gewährleisten. Hieraus können Zustandsberichte erstellt werden. Bei der Arbeit über Checklisten kann alternativ diese an den Eigentümer weitergereicht werden. Besonderes Augenmerk des Verwalters ist erforderlich, wenn Mängel von Mietern aufgezeigt werden.
Instandhaltungs- und Instandsetzungmaßnahmen
Aus den Objektbegehungen und Mängelanzeigen können sich verschiedene Dinge ergeben. Den dringlichsten Fall stellen Notmaßnahmen dar. Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, die sofort notwendig sind, damit kein weiterer Schaden für die Immobilie entsteht. Hier bedarf es keiner vorherigen Einwilligung durch den Eigentümer. Kleinere Instandsetzungen sind zudem bis zu einem vereinbarten Betrag ebenfalls ohne Einwilligung des Eigentümer möglich. Stehen größere Instandhaltungsmaßnahmen oder Instandsetzungsmaßnahmen an, so sind diese allerdings mit dem Eigentümer abzustimmen. Neben der Einholung von Angeboten müssen die Handwerkerarbeiten auch kontrolliert, Mängel gerügt und Rechnungen geprüft und bezahlt werden. Modernisierungen und bauliche Veränderungen sind regelmäßig nicht teil der laufenden Verwaltung und werden von den Hausverwaltungen häufig separat abgerechnet.
Korrespondenz
Der Hausverwalter führt jegliche Korrespondenz mit Handwerkern, Technikern und Behörden, um die technische Funktionalität der Immobilie zu gewährleisten. Zu nennen sind hier insbesondere Versicherungen bei Versicherungsschäden, TÜV-Prüfer bei Abnahmen zur Gewährleistung der Verkehrssicherheit (bspw. Aufzug) sowie ausführenden Handwerkers und Dienstleistern.
Rechtliche Betreuung
Je nach Verwaltervertrag gehören zu diesem Punkt ganz unterschiedliche Dinge. Denkbar ist alles von Beschwerdemanagement bis zur rechtlichen Vertretung des Eigentümers. Regelmäßig vereinbart werden z.B. Erstellung und Durchsetzung der Hausordnung, Wahrnehmung von Gerichtsterminen und das außergerichtliche Mahnwesen.
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