Aufgaben einer WEG-Verwaltung

Der WEG-Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet das Gemeinschaftseigentum der WEG. Das Gemeinschaftseigentum beinhaltet alle Bestandteile einer Immobilie, die nach Teilungserklärung kein Sondereigentum sind. Die Verwaltung beinhaltet die kaufmännische, technische und rechtliche Verwaltung des Gemeinschaftseigentum. Um diese fachgerecht zu erfüllen hat der WEG-Verwalter viele Aufgaben. Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind zum einen im WEG-Gesetz und zum anderen im Verwaltervertrag geregelt. Nachfolgend erfahren Sie mehr über die Tätigkeit als WEG-Verwalter.

Die Aufgaben laut WEG-Gesetz

Der WEG-Verwalter verwaltet das Gemeinschaftseigentum der Eigentümergemeinschaft. Zusätzlich organisiert er auch die Entscheidungsfindung untereinander. Für die Beschlussfähigkeit und das friedliche Miteinander in der Wohnungseigentümergemeinschaft ist die WEG-Verwaltung ein essentielles Bindeglied. Deshalb sind die wichtigen Aufgaben auch gesetzlich im WEG-Gesetz geregelt.

§ 27 WEG: Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

Im § 27 WEG sind die Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters beschrieben. Das Gesetz sagt dazu in Absatz 1 folgendes:

Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die 1. untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder 2. zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

§ 27 Abs. 1 WEG (https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__27.html)

Aus § 27 Abs. 1 WEG ergibt sich somit also die Aufgabe das Gemeinschaftseigentum so zu verwalten, dass es in seinem Wert erhalten bleibt. Zusätzlich muss der WEG-Verwalter seine Aufgaben so erfüllen, dass alle Fristen der WEG eingehalten werden und Schaden so von der Eigentümergemeinschaft abgewendet wird. Der gleiche Absatz klärt allerdings auch schon ein wichtiges Recht der WEG-Verwaltung. Kleinere Ausgaben darf die WEG-Verwaltung nämlich auch ohne Zustimmung der WEG tätigen. Sogar größere Ausgaben sind ohne vorherige Absprache legitim, wenn sie notwendig sind, um Schaden vom Gemeinschaftseigentum oder der WEG abzuwenden. Vorher alle Eigentümer oder den Beirat zu befragen, kann mitunter zu lange dauern.

In Absatz 2 verweist das Gesetz allerdings auch bereits auf die Vertragsfreiheit der WEG-Verwaltung und die Beschlussfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft. Dort heißt es:

Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.

§ 27 Abs. 2 WEG (https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__27.html)

Der zwischen dem Verwalter und der WEG geschlossene Vertrag, kann abweichend oder ergänzend zum Gesetzestext weitere Aufgaben und Rechte des WEG-Verwalters beinhalten. Regelmäßig dient der Vertrag dazu die genauen Aufgaben und deren Preise bzw. Aufpreise zu erläutern. Wir von Frai Immobilien setzen hierbei allerdings auf Pauschalpreise, in denen alle Dienstleistungen beinhaltet sind. Getreu unseres Mottos “Immobilien, frei von Sorgen” möchten wir Sie so von unvorhergesehenen Kosten schützen und bieten somit in Krefeld und am Niederrhein eine transparente Dienstleistung an. Aber unsere umfangreichen Dienstleistungen haben wir ebenfalls in unserem WEG-Verwaltervertrag niedergeschrieben. Bei Verwaltervertrag haben wir uns auf das Best Practice aus dem Immobilienverband IVD verlassen. Zusätzlich kann die WEG auf der Eigentümerversammlung durch Beschlüsse die Rechte und Pflichten der WEG-Verwaltung erweitern oder beschränken. Damit gehört also auch die Beschlusssammlung einer WEG zur Grundlage der Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters.

§ 28 WEG: Wirtschaftsplan

In § 28 WEG sind detaillierte Aufgaben des Verwalters geregelt. Absatz 1 des Paragrafen sagt bspw.:

Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den nach § 19 Absatz 2 Nummer 4 oder durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen. Zu diesem Zweck hat der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.

§ 28 Abs. 1 WEG (https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__28.html)

Aus § 28 WEG Abs. 1 ist also die Pflicht des WEG-Verwalters abzuleiten jedes Wirtschaftsjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Der Wirtschaftsplan zeigt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben des für die kommende Abrechnungsperiode. Auf Grundlage dieser Planung sowie der Anteile der Wohnungseigentümer und der geplanten Beiträge zur Instandhaltungsrücklage, wird für den nächsten Abrechnungszeitraum eine monatlicher Abschlag der Eigentümer veranschlagt. Dieser Abschlag ist das sogenannte Hausgeld. Die WEG-Verwaltung stellt die Berechnung und das vorgeschlagene Hausgeld auf der Eigentümerversammlung vor und die Miteigentümer müssen es anschließend beschließen.

§ 28 WEG: Jahresabrechnung & Vermögensbericht

Neben dem vorwärts gerichteten Wirtschaftsplan muss der WEG-Verwalter auch in die Rückwärtsbetrachtung gehen. Hier muss er einen Vermögensbericht aufstellen. Der § 28 Abs. 4 sagt dazu folgendes:

Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.

§ 28 Abs. 4 WEG (https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__28.html)

Der WEG-Verwalter muss gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft also zwei Dinge bereitstellen. Zum einen muss für den vorangegangenen Abrechnungszeitraum eine Abrechnung machen. Analog zur Betriebskostenabrechnung für die Mieter wird hier für die Wohnungseigentümer eine Abrechnung über das vereinnahmte Hausgeld und die tatsächlichen Kosten erstellt, die meist auch als Vorlage für den Wirtschaftsplan des nächsten Wirtschaftsjahres dient.

Zusätzlich muss die WEG-Verwaltung im Vermögensbericht Rechenschaft über die verwalteten Konten und der Instandhaltungsrücklage ablegen. Insbesondere die Rücklagen können leicht mittlere fünfstellige Beträge erreichen, weswegen diese Verpflichtung der WEG-Verwaltung richtig und wichtig ist.

§ 24 WEG: Die Wohnungseigentümerversammlung

An verschiedenen anderen Stellen im Gesetz ergeben sich neben den §§ 27, 28 weitere Aufgaben und Verpflichtungen der WEG-Verwaltung. Einer weiterer Punkt ist zum Beispiel die Wohnungseigentümerversammlung. Hiermit beschäftigt sich der § 24 WEG und auch für den Verwalter ergeben sich hier einige weitere Verpflichtungen. Nach Absatz 1 des Paragrafen muss die WEG-Verwaltung nämlich mindestens einmal jährlich eine solche Versammlung einberufen. Zusätzlich muss die WEG-Versammlung nach § 24 Abs. 2 aber auch einberufen werden, wenn Sie schriftlich von mehr als einem Viertel der Eigentümer verlangt wird. Nach § 24 Abs. 4 und 5 muss der WEG-Verwalter außerdem mindestens eine Woche vor der Versammlung Einladungen versenden, dort die Tagesordnungspunkte erwähnen und den Vorsitz übernehmen sofern nichts anderes mit der WEG vereinbart ist.

Sinn und Zweck der Wohnungseigentümerversammlung ist neben der Rechnungslegung der WEG-Verwaltung auch das Treffen von Beschlüssen durch die Eigentümer. Der WEG-Verwalter steht hier bzgl. der Vorlage und Ausarbeitung der Beschlüsse beratend zur Seite und führt die Beschlusssammlung vorangegangener Wohnungseigentümerversammlungen. Das Führen der Beschlusssammlung ist in § 24 Abs. 8 WEG geregelt, der da lautet:

Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben.

§ 24 Abs. 8 WEG (https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__24.html)

Nach § 12 Abs. 1 WEG kann der Verwalter zusätzlich als Dritter bestimmt werden, der seine Zustimmung zu Wohnungsveräußerungen geben muss. Die Veräußerungsbeschränkung ist im Grundbuch aufzunehmen.

Aufgaben aus dem Verwaltervertrag

Wie eingangs erwähnt ist auch der Verwaltervertrag neben dem WEG-Gesetz eine weitere Grundlage von Rechten und Pflichten des Verwalters. Häufig ist im Vertrag explizit erwähnt, dass der WEG-Verwalter für seiner Verwaltertätigkeit eine öffentlich beglaubigte Verwalterurkunde verlangen kann. Dort sind dann explizit alle Rechte und Befugnisse des WEG-Verwalters geklärt. Die Verwalterurkunde gewährleistet eine einfache Legitimation für alle laufenden Tätigkeiten. Ist der Verwalter durch die Wohnungseigentümergemeinschaft abberufen worden, so muss er die Beschlusssammlung und alle anderen Unterlagen aus der Verwaltung der WEG auf Nachfrage herausgeben. An dieser Stelle muss auch die Verwalterurkunde an die WEG zurück- oder an den nächsten Verwalter weitergegeben werden.