Beim Wechsel der Hausverwaltung kommen auf die Eigentümer und Mieter als Kunden einige Änderungen zu. Dabei unterscheidet sich der Wechsel insbesondere bei je nach Verwaltungsart. Beim Wechsel des WEG-Verwalters kommen ganz andere Änderungen auf die Eigentümer zu und die Mieter sind meist gar nicht direkt betroffen. Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung kommen dann wieder ganz andere Neuerungen auf die Eigentümer und Mieter zu. Auf beide Fälle gehen wir in diesem Beitrag ein.
Wechsel der WEG-Verwaltung
Bevor der Wechsel des WEG-Verwalters stattfinden kann, gilt es zwei rechtliche Prozesse zu vollziehen. Zum einen muss auf der Eigentümerversammlung der Wechsel der WEG-Verwaltung beschlossen werden. Zum anderen muss der WEG-Verwalter durch Unterschrift des Verwaltervertrages beauftragt werden. Anschließend stellt sich der WEG-Verwalter bzw. die WEG-Verwaltung erstmal den Eigentümern vor. Ab hier ist der Verwalter sofort neuer Ansprechpartner für Angelegenheiten, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Die übrigen Kontaktdaten von Dienstleistern wie Hausmeister und Notdienst bleiben natürlich gleich, da sich diese Dienstleister nicht automatisch ändern.
Änderung der Bankverbindung
Bei dem Hausgeldkonto der WEG kann es stattdessen tatsächlich zu Änderungen kommen. WEG-Konten werden als offene Fremdgeldkonten geführt. Deshalb gibt es bei Wechsel der WEG-Verwaltung zwei Möglichkeiten. Auf der einen Seite könnte dem neuen Verwalter eine Vollmacht im bestehenden Konto eingeräumt werden. Die Vollmacht kann dem Verwalter mit dem Beschluss der Bestellung und Legitimation bei der Bank eingerichtet werden. Gleichzeitig muss die Vollmacht des alten WEG-Verwalters gelöscht werden. Auf der anderen Seite könnte die neue WEG-Verwaltung auch ein neues WEG-Konto einrichten und den Eigentümern direkt im Begrüßungsschreiben die neue Bankverbindung mitteilen. Das ist standardmäßig der Fall, wenn die Hausverwaltung größere ist und etablierte Strukturen hat, um effizienter arbeiten zu können.
Hausgeldabrechnung
Auch, wenn der WEG-Verwalter für den Abrechnungszeitraum des Vorjahres noch nicht zu ständig war, wir er trotzdem die Jahresabrechnung für das vorangegangene Jahr erstellen. Es ist immer der WEG-Verwalter zuständig, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit der Abrechnung bestellt ist. Die Eigentümer haben somit nicht mehrere Ansprechpartner bzgl. der Hausgeldabrechnung.
Zustimmung zu Verkauf
Es kann teilweise sein, dass in Teilungserklärung bestimmt ist, dass der Verwalter einem Wohnungsverkauf zustimmen muss. Sollte die WEG-Verwaltung während des Verkaufsprozesses wechseln, kann der Verkäufer unbesorgt sein. Hat der alte WEG-Verwalter bereits zugestimmt, so muss der neue Hausverwalter nicht erneut seine Zustimmung erteilen. Eine langsame Übergabe der Unterlagen bei Übernahme der Verwaltung durch den neuen WEG-Verwalter könnte ansonsten zu Verzögerungen im Verkaufsprozess führen.
Wechsel der Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung
Statt der WEG-Verwaltung kommt es regelmäßig auch zu einem Wechsel der Mietverwaltung oder der Sondereigentumsverwaltung. Auch hier sind die Eigentümer von Änderung getroffen. Neben den Eigentümern gibt es in diesem Fall aber auch Änderungen für die Mieter.
Änderungen für die Eigentümer
Auch bei der Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung ist der neue Hausverwalter nach Übernahme der Verwaltung der Ansprechpartner für die Eigentümer. Er kümmert sich nun um alle Belange, die vereinbart wurden. Anders als bei der WEG-Verwaltung, gibt es hier nur einen Eigentümer, der sich für den Hausverwalter entscheiden muss. Bei der Mietverwaltung gibt es als Beauftragung demnach auch lediglich den Verwaltervertrag. Der Hausverwalter kümmert sich anschließend in jedem Fall um Fragen des Mietverhältnisses und bei Mietverwaltungen auch um die Instandhaltung des gesamten Objekts.
Neue Kontoverbindung oder Kontovollmacht
Bei der Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung gibt es nur einen Eigentümer, der den Verwalter beauftragt. Deswegen ist es hier leichter als bei der WEG-Verwaltung, den Hausverwalter für das eigene bestehende Konto zu bevollmächtigen. Sollte sich der Eigentümer für ein neues Konto entscheiden, dann kann auch der Hausverwalter ein Konto für den Eigentümer eröffnen. Anders als bei der WEG-Verwaltung bedarf es hier nicht zwingend eines offenen Fremdgeldkontos. Hier ist auch ein Treuhandkonto möglich. Diese Entscheidung hängt vom Angebot der neuen Hausverwaltung sowie den Vorlieben des Eigentümers ab.
Betriebskostenabrechnung
Genau wie bei der Hausgeldabrechnung ist auch bei der Betriebskostenabrechnung der Verwalter verantwortlich, der zur Zeit der Fälligkeit der Abrechnung im Amt ist. Sollte ein neuer Hausverwalter die Verwaltung übernehmen erstellt er also auch für die vorangegangene Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung. Auch hier hat man als Eigentümer und Mieter also nur den neuen Hausverwalter als einheitlichen Ansprechpartner.
Änderungen für den Mieter
Bei der Übernahme der Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung durch einen neuen Hausverwalter, informiert dieser auch die Mieter über den Hausverwalterwechsel. Dies kann er persönlich bei der ersten Objektbegehung, per Post oder per E-Mail machen. Im Schreiben teilt er den Mietern seine Kontaktdaten mit und die mögliche neue Bankverbindung für die Miete. Der neue Hausverwalter ist nun Ansprechpartner für alle Belange der Mieter.
Änderung der Bankverbindung
Im Schreiben teilt er den Mietern seine Kontaktdaten mit und die mögliche neue Bankverbindung für die Miete. Die Mieter müssen fortan auf das neue genannte Konto der Hausverwaltung überweisen. Vergessen sie den Dauerauftrag zu ändern, kann die Hausverwaltung auf eine neue Überweisung bestehen, unabhängig davon, ob man die gezahlte Miete vom vorherigen Hausverwalter zurückerhält.
Mietkaution
Bei dem Rückerhalt der Mietkaution sind Mieter bei einem Verwalterwechsel regelmäßig vor Probleme gestellt. Für gewöhnlich sollte die alte Hausverwaltung der neuen Hausverwaltung auch die einbehaltenen Mietkautionen übergeben. Falls die neue Hausverwaltung allerdings die Herausgabe der Mietkaution verweigert oder, falls es Sonderabsprachen mit der vorherigen Hausverwaltung gibt, so sind die Mieter in der Beweispflicht. Kann der Mieter die Zahlung der Mietkaution oder sonstige Absprachen mit dem vorherigen Hausverwalter nicht nachweisen, so hat er schlechte Karten die Mietkaution zurückzuerhalten.
Kann der Mieter die Zahlung allerdings durch eine Überweisung oder Zeugen nachweisen, so hat er in jedem Fall auch einen Anspruch auf die Rückzahlung. Die Frage ist dann nur von wem er die Mietkaution zurückzuerhalten hat. Ist im Mietvertrag der Eigentümer als Vertragspartner eingetragen, so muss dieser dem Mieter auch die Mietkaution zurückzahlen. Ist die Vertragspartei der vorherige Verwalter, so muss der neue Hausverwalter die Mietkaution zurückzahlen.
Empfehlung: Mietkautionskonto
Rechtlich ab sichersten und saubersten ist die Stellung der Mietkaution über ein Mietkautionskonto oder eine Mietkautionsbürgschaft. So hat man durch die dahinterliegenden Verträge nicht nur eine starke Beweislast über die Stellung der Mietkaution. Zusätzlich fließt die Mietkaution nicht mit in die Insolvenzmasse des Verwalters oder des Eigentümers.
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