Der Aufgabenbereich von Hausverwaltungen hat sich stark weiterentwickelt und geht weit über die Kontrolle der Miteingänge hinaus. Dieser Beitrag soll verdeutlichen, dass die Digitalisierung bei den alttäglichen Aufgaben einer Hausverwaltung, eine wesentliche Rolle spielt und wie sie die Arbeitsschritte vereinfacht und beschleunigt.
Aufgaben einer Hausverwaltung
Um anschließend die Vorteile besser nachvollziehen zu können, werden vorab die allgemeinen Aufgaben einer Hausverwaltung erläutert. Eine Hausverwaltung kümmert sich um alle anfallenden Aufgaben einer Immobilie und handelt dabei stets im Namen des Eigentümers und unterstützt diesen. Sie kann sich mit der Verwaltung von vermieteten Wohnhäusern, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen sowie der Verwaltung von Gewerbeobjekten beschäftigen. Die Aufgabenbereiche einer Hausverwaltung unterteilen sich in die Kaufmännische- und die technische Verwaltung. Die Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung beziehen sich auf das Kontrollieren der Mieteingänge, auf die Buchhaltung, die Zahlung und Überwachung aller anfallenden Gebühren, sowie die Archivierung aller Beträge und die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Bei der technischen Verwaltung werden regelmäßige Begehungen durchgeführt, um mögliche technische Mängel festzustellen. Außerdem werden nach Rücksprache mit dem Eigentümer, Angebote zur Instandhaltung eingeholt und Handwerker anschließend beauftragt.
Vorteil 1: Schnelle Erstellung der Nebenkostenabrechnung
Die Digitalisierung stellt viele Vorteile dar. Der größte ist jedoch die Bearbeitung der Nebenkostenabrechnung. Diese ist sehr zeitaufwändig und raubt insbesondere privaten Eigentümern, neben Beruf und Familie oft die Nerven. Eine digitale Software kann hierbei unterstützen, umso viel Zeit einzusparen. Anstatt sich durch Listen zu quälen, angehäufte Rechnungen zu suchen, Banknoten zu überprüfen, um alle nötigen Zahlen in eine Tabelle einzupflegen, wird dies von einer Software automatisiert geregelt. Alle dazugehörigen Rechnungen und Dokumente können hinterlegt werden, sodass die Nebenkosten in kurzer Zeit erstellt werden kann.
Vorteil 2: Vereinfachte Organisation
Hausverwaltungen haben viel zu organisieren. Termine mit Handwerkern und Eigentümern, Wohnungsbesichtigungen mit neuen Mietern oder Käufern sowie Vertragsunterzeichnungen, müssen terminiert und organisiert werden. Dabei noch den Überblick zu behalten welcher Besichtigungstermin zu welcher Wohnung gehört oder welche Wohnung von einem Handwerker instandgesetzt werden soll, ist manchmal eine große Herausforderung. Durch die Verwendung einer Software kann hier Abhilfe geleistet werden. Termine können somit einfach eingetragen und terminiert werden.
Vorteil 3: Bessere Kommunikation
Auch die Kommunikation kann mit Hilfe der Digitalisierung deutlich besser stattfinden. Telefonieren nimmt oft viel Zeit in Anspruch und stellt in gewissen Situationen einen Störfaktor dar. Mithilfe von Emails oder Chats können Fragen schnell und flexibel zwischendurch geklärt werden.
Vorteil 4: Digitaler Vertragsabschluss
Wenn eine Hausverwaltung und ein Eigentümer zusammen ein Geschäft eingehen wollen, so müssen sie zunächst einen Vertrag abschließen. Der Hausverwalter kann den Vertrag ausdrucken und sich persönlich mit dem Eigentümer zur Vertragsunterzeichnung treffen. Oder aber er druckt den Vertrag aus und schickt ihn postalisch zum Eigentümer. Beides ist mit einem hohen Zeitaufwand, sowohl für den Hausverwalter als auch für den Eigentümer verbunden. Die Digitalisierung bietet die Möglichkeit, den Vertrag per Mail an den Eigentümer zu senden und diesen über eine Software unterschreiben zu lassen. Dies spart beiden sehr viel Zeit und beschleunigt daher die Prozesse.
Vorteile jetzt sicherstellen
Hoffentlich konnte dieser Beitrag die Wichtigkeit der Digitalisierung verdeutlichen. Falls Sie von den Vorteilen profitieren möchten, dann schauen Sie sich gerne unsere Dienstleitungen an. Wir als digitale Hausverwaltung können Ihnen all die beschriebenen Vorteile bieten. Bei Bedarf können Sie auch direkt ein Erstgespräch buchen. Für weitere Inforationen kontaktieren Sie uns auch gerne auf Social Media.
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