In der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) gibt es Situationen, die ein sofortiges Handeln erfordern. In solchen Fällen ist die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung unerlässlich. Doch wie können Eigentümer diese außerordentliche Eigentümerversammlung initiieren, insbesondere wenn die Hausverwaltung nicht kooperiert? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung durch Eigentümer.
1. Was ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung?
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wird außerhalb des regulären Turnus einberufen, um dringende Angelegenheiten zu besprechen, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten können. Solche dringenden Themen können beispielsweise sein:
- Akute Schäden am Gemeinschaftseigentum: Schimmelbefall, Rohrbrüche oder Sturmschäden, die sofortige Maßnahmen erfordern.
- Pflichtverletzungen des Verwalters: Wenn der Verwalter seinen Aufgaben nicht nachkommt oder gegen Beschlüsse verstößt.
- Dringende finanzielle Entscheidungen: Unvorhergesehene Ausgaben oder notwendige Investitionen, die sofort beschlossen werden müssen.
2. Wer kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen?
Gemäß § 24 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ist der Verwalter verpflichtet, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn mehr als 25 % der Wohnungseigentümer dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen. Dabei wird nach dem „Kopfprinzip“ gezählt, das heißt, jeder Eigentümer hat eine Stimme, unabhängig von der Größe seines Miteigentumsanteils.
3. Schritte zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung durch Eigentümer
a) Schriftliches Verlangen an den Verwalter
Die Eigentümer, die eine Versammlung wünschen, müssen dem Verwalter ein schriftliches Verlangen zukommen lassen. Dieses sollte enthalten:
- Angabe des Zwecks und der Gründe: Eine klare Beschreibung der dringenden Angelegenheit, die besprochen werden soll.
- Unterschriften der fordernden Eigentümer: Um sicherzustellen, dass das erforderliche Quorum erreicht wird.
b) Fristsetzung
Es ist ratsam, dem Verwalter eine angemessene Frist zur Einberufung der Versammlung zu setzen, beispielsweise zwei Wochen.
c) Handlung bei Untätigkeit des Verwalters
Reagiert der Verwalter nicht innerhalb der gesetzten Frist, können folgende Schritte unternommen werden:
- Einberufung durch den Verwaltungsbeirat: Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter kann die Versammlung einberufen.
- Einberufung durch die Eigentümer selbst: In Ausnahmefällen können die Eigentümer selbst die Versammlung einberufen. Dabei müssen jedoch alle formalen Anforderungen erfüllt werden, um die Beschlussfähigkeit sicherzustellen.
4. Formale Anforderungen an die Einladung für eine außerordentliche Eigentümerversammlunmg
Die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung muss folgende Punkte beinhalten:
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung: Klare Angaben zum Versammlungsort und -zeitpunkt.
- Detaillierte Tagesordnung: Auflistung aller zu besprechenden Punkte und geplanten Beschlüsse.
- Begründung der Dringlichkeit: Erläuterung, warum eine außerordentliche Versammlung notwendig ist.
- Form der Einladung: Die Einladung sollte in Textform erfolgen, beispielsweise per Brief oder E-Mail.
5. Fristen für die Einladung
Die Einladung sollte so früh wie möglich vor dem geplanten Termin versendet werden. In dringenden Fällen kann die Frist verkürzt werden, jedoch sollte sie mindestens eine Woche betragen, um den Eigentümern ausreichend Zeit zur Vorbereitung zu geben.
6. Durchführung der außerordentlichen Eigentümerversammlung
Während der Versammlung sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Feststellung der Beschlussfähigkeit: Überprüfung, ob die erforderliche Anzahl an Eigentümern anwesend oder vertreten ist.
- Diskussion der Tagesordnungspunkte: Ausführliche Besprechung der dringenden Themen.
- Beschlussfassung: Abstimmung über die vorgeschlagenen Maßnahmen. In der Regel ist eine einfache Mehrheit ausreichend.
- Protokollierung: Erstellung eines Protokolls, das von dem Versammlungsleiter und einem weiteren Eigentümer unterschrieben wird. Dieses Protokoll sollte anschließend allen Eigentümern zugänglich gemacht werden.
7. Kosten einer außerordentlichen Eigentümerversammlung
Die Kosten für die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung können variieren und umfassen unter anderem:
- Vergütung des Verwalters: Einige Verwalter verlangen für zusätzliche Versammlungen eine gesonderte Vergütung.
- Raummiete: Falls ein externer Versammlungsraum angemietet werden muss.
- Versandkosten: Kosten für die Zustellung der Einladungen.
In der Regel trägt die Wohnungseigentümergemeinschaft diese Kosten. Es ist jedoch empfehlenswert, den Verwaltervertrag zu prüfen, um mögliche Zusatzkosten zu identifizieren.
Fazit
Die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist ein wichtiges Instrument, um in dringenden Situationen schnell handeln zu können. Eigentümer sollten ihre Rechte kennen und wissen, welche Schritte notwendig sind, um eine solche Versammlung einzuberufen. Dabei ist es essenziell, die formalen Anforderungen einzuhalten, um die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse sicherzustellen.
Eine professionelle Hausverwaltung kann dazu beitragen, Konflikte zu vermeiden und schnelle Lösungen für dringende Anliegen zu finden. Wenn Sie eine kompetente und zuverlässige Verwaltung für Ihre Immobilie suchen, sind wir Ihr idealer Ansprechpartner. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und profitieren Sie von unserer Erfahrung in der effizienten Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften.
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